اصول مذاکره پیشرفته
چند سوال:
ممکن است این سوالات پایهای به نظر برسد. ولی اگر بتوانیم مهارتهای پایهای خودمان را تقویت کنیم تبحرمان در ارتباطات بیشتر میشود.
ارتباطات امری جدید نیست. سالیان درازی است که بشر روی راهکارهای ارتباطی کار میکند.
در صورت تمایل به حضور در دوره اصول مذاکره پیشرفته، فرم ذیل را تکمیل نمایید.
در زمان شروع اولین دوره با شما تماس خواهیم گرفت.
گزارش کتبی و شفاهی، نامه، خبرنامه، بازخورد، آموزش، جلسات رسمی و غیر رسمی و… همگی مصادیقی از ارتباط در سازمان هستند. میتوانید یک ماتریس بسازید. در یک ستون مصادیق ارتباطات در سازمانتان را بنویسید و در یک ستون فردی که با اون در ارتباط هستید.
در هر ارتباطی یک فرستنده داریم و یک گیرنده. فرستنده پیامش را توسط ابزاری به گیرنده ارسال میکند. حتی اگر پیام کد شده باشد. همه این اتفاقات زمانی رخ میدهد که زمینه هم موجود باشد. اما با وجود تمامی اینها در بیشتر مواقع ارتباط ایجاد نمیشود؟
به تمامی این موانع ایجاد ارتباط پارازیت میگوییم. ویژگیهای شخصیتی مانند خجالتی بودن، خساست، پیشداوریها، تحمیل کردن خود به دیگران، کم توجهی به نیاز طرف مقابل، بیتوجهی به ساختار شخصیتی طرف مقابل.
اگر روی پاراژیتها هوشیار باشیم میتوانیم مشکلات ارتباطیمان را بهبود ببخشیم
وقتی پارازیتهای ارتباطاتی را مینویسیم به دلیل اینکه سرعت ما در انتقال اطلاعات از مغز به کاغذ نسبت به صحبت کردن کمتر است، میتوانیم بیشتر به این موانع ارتباطی فکر کنیم. زمانیکه به گیرهای ارتباطیمان میرسیم، میتوانیم تقصیرها را گردن دیگران بیاندازیم، ولی بیفایده است. باید ریشه اصلی مشکل را درون خود شناسایی کنید.
کوششهای متنوع یک فرد یا یک گروه برای انجام یا تغییر رفتاری یا نگرشی نسبت به موضوع یا فعالیتی در حالتی که فرد واکنش مورد نظر را نشان بدهد.
در تمامی این ابزارها ریزترین موارد نیز حائز اهمیت است. حتی فونتی که در نوشتن و تایپ کردن استفاده میکنیم در انتقال پیام اثر زیادی دارد.
طراحی اطلاعات: به هنر زیبا کردن پیامهای ارسالی طوریکه مخاطب به راحتی متوجه آن شود اطلاق میشود.
مدل کلاسیک نوشتن: مدل قدیمی که همه از آن استفاده میکنیم. در این روش ابتدا هدفگذاری میکنیم و تشخیص میدهیم که حد درک مخاطبانمان چقدر است. سپس اطلاعات جمعآوری و رویکرد را مشخص میکنیم. مرحله بعدی نوشتن گزارش است.
بازبینی: اگر چیزی را که نوشتهایم، بعد از مدتی دوباره آن را نگاه کنیم تغییراتی در آن ایجاد میکنیم. بنابراین بهتر است که وقتی گزارشی نگارش میشود ۲-۳ روز بعد دوبار آن را بازبینی کنیم.
نقشه ذهنی: نموداری درختی است که برای بیان کردن کلمات، ایدهها، فعالیتها یا موارد دیگر مربوط به یک کلید واژه یا ایده مورد استفاده قرار میگیرد. این نقشه ایده ای برای یادداشت برداری و شکوفایی خلاقیت است که توسط تونی بازان (tony buzan) ابداع شده است. این نمودار برای تولید، سازماندهی و ساختار دهی ایدهها و افکار به کار بسته میشود و در حل مسئله، فرایند تصمیمگیری و نوشتن میتواند مورد استفاده قرار بگیرد. عناصر یک نقشه ذهنی به صورت ادراکی و بر اساس اهمیت مطالب در قالب گروهها، شاخهها و قسمتهای متفاوت قرار میگیرند. نقشههای ذهنی را میتوان برای مرور حافظه نیز به کار بست.
مدل SPIN: مدل اسپین از چهار حرف ابتدایی Situations – problems – Implication – need-pay-off تشکیل شده است، اسپین یک مدل تجربی است که پس از ۱۲ سال مطالعه و بررسی ۳۵۰۰۰ مورد فروش در ۲۳ کشور جهان و با استفاده از تجربیات و خاطرات ۱۰۰۰۰ فروشنده شکلگرفته، فرموله شده و در مراحل شناسایی نیازها، شناسایی مشکلات و متقاعد کردن خریدار احتمالی به کار میرود.
شناخت مخاطب و در نظر گرفتن سطح درک وی در ابزار نوشتن بسیار حائز اهمیت است. مثلا کتاب کودکان برای سطح درک یک رنج سنی خاص نوشته شده است. به همین ترتیب اگر قرار است برای مدیری در سازمان گزارشی نوشته شود باید متناسب با سطح درک مدیران گزارش نگارش شود.
گوش دادن: فرایند شنیدن، فهمیدن، به خاطر سپیردن، تحلیل کردن و واکنش نشان دادن است. به زبان دیگر گوش دادن به مفهوم پیدا کردن معنی در صدا است.
سعی کنید برخی نواهای اطرافتان را حس کنید. مثل صدای باران
تفاوت صداها را درک کنید. مثلا در یک کنسرت موسیقی صدای سازهای مختلف را شناسایی کنید.
یک نفر برایتان تعدادی کلمه را بیان کند و شما سعی کنید آنها را تکرار کنید.
سعی کنید روی یک موسیقی بیکلام شعر یا دکلمه بنویسید.
ما با الگوربردرای و تکرار صحبت کردن را یاد گرفتهایم. صحبت کردن ابزاری است که همیشه قابل تبدیل شدن به نوشتار نیستند. پیامهای فرازبانی از جمله این ابزار هستند.
سرعت صحبت کردن ما بین ۴۰ تا ۴۵ کلمه در دقیقه است در حالیکه شنونده قابلیت درک تا ۱۰۰۰ کلمه در دقیقه را دارد.
۵۵ درصد نحوه تکلم – ۳۸ درصد صدا و ۱۷ درصد کلمات استفاده شده در انتقال پیام ما به مخاطب نقش دارند. بنابراین اینکه چطور یک صحبتی را انتقال میدهیم و تن صدایمان از اهمیت بسیاری برخوردار است.
یکی از تکنیکهای صحبت کردن قالب دادن به مخاطب است. به این معنی که ذهن مخاطب را داخل قالبی قرار بدهیم تا جوانب مختلف قضیه مشخص شود. مثلا به مخاطب بگوییم خبر خوب این است که … خبر بد این است که ….